I denne erklæringen kan du lese mer om når og hvordan vi behandler personopplysninger om deg. Sektoren helse, mestring og omsorg rommer mange og ulike tjenester, organisert i ulike enheter og avdelinger.
Hva slags tjenester gjelder erklæringen for?
Denne personvernerklæringen gjelder for bruk av personopplysninger knyttet til oppgaver som utføres innenfor:
- Institusjonstjenester
- Kommunehelsetjenester
- Rus og psykisk helsetjenester
- Barn, unge og familier
- Hjemmebaserte tjenester
- Fellestjenesten
- Forvaltningsenhet for helse, mestring og omsorg
Hvem er behandlingsansvarlig?
Det er kommunedirektøren som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Elverum kommune, men det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette, er delegert til sektorsjef Aino Kristiansen.
Delegeringen omfatter kun oppgavene og ikke ansvaret.
Hva er formålet?
Sektor for Helse, mestring og omsorg behandler personopplysninger som er nødvendig for å utføre kommunale lovpålagte oppgaver, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.
Formålet for behandlingen er å gi innbyggere i Elverum kommune helse- og omsorgstjenester. Å yte nødvendig helsehjelp, gi deg forsvarlig behandling og oppfølging, sikre pasient- og brukerrettigheter samt sikre arkivering og bevaring av opplysninger er eksempler på dette.
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte enten du sender henvendelse på papir eller digitalt.
Hva er det rettslige grunnlaget?
Det rettslige grunnlaget vil som oftest være hjemmel i lov. Sentrale lover er helse- og omsorgstjenesteloven, pasient- og brukerrettighetsloven, forvaltningsloven, helseregisterloven og helsepersonelloven.
Dersom kommunen ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (for eksempel ved spørreundersøkelser).
Hvilke personopplysninger behandles?
Sektor for Helse, mestring og omsorg har elektronisk pasientjournal og andre saksbehandlingssystemer avhengig av de ulike tjenester eller funksjoner. Felles for alle systemer er at vi behandler opplysninger som er sensitive og derfor er disse lovmessig sikret.
I tillegg til å behandle navn, adresse, fødselsnummer, pårørende, språk, kjønn og sivilstand, behandler vi opplysninger om din helse, slik som diagnose, medisiner, laboratoriesvar, hjelpetiltak og funksjonsnivå, for å nevne noe. Vi har inntektsopplysninger for de som mottar tjenester som er betalingspliktige.
Hvis det er av betydning for saken, behandler vi også opplysninger om sivilstatus, navn på ektefelle/samboer og barn, og navn, adresse og andre kontaktopplysninger på registrerte pårørende.
Vi innhenter kun de opplysninger som er nødvendig for å kunne vurdere og gi den hjelpen du trenger.
Hvor hentes opplysningene fra?
Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.
Sektor for Helse, mestring og omsorg henter inn nødvendig informasjon direkte fra deg når du søker om en tjeneste fra kommunen.
Du oppgir personopplysningene direkte til oss, for eksempel via nettskjema på hjemmesiden vår. Opplysninger du fyller inn, oversendes elektronisk til Elverum kommune. Opplysningene gjør kommunen i stand til å utføre saksbehandlingen av din henvendelse. Blant annet ønsker vi å gi innbyggerne et digitalt svar på henvendelsene som sendes inn. Det krever at vi må være sikre på at mottaker er rett person.
Du blir derfor bedt om å fylle inn fødselsnummer i enkelte skjemaer. Alle personopplysninger vil bli behandlet fortrolig, og vil utelukkende bli brukt til saksbehandling av saken innsendelsen gjelder. Fødselsnummer vil aldri vises på offentlig tilgjengelige dokumenter.
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig, hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis Folkeregisteret, spesialisthelsetjenester, fastlege, NAV, Skatteetaten og andre, i samsvar med eventuelle fullmakter som er gitt.
Utleveres opplysningene til andre?
Personopplysninger i forbindelse med en spesifikk sak er bare tilgjengelig for de aktuelle saksbehandlere i kommunen som er involvert i saken.
Elverum kommune har taushetsplikt og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. Eksempel på det siste kan være lovpålagt rapportering til helseregister.
Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som driftes av ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.
Dersom vi må henvise saken din til et annet forvaltningsorgan, vil du bli informert, og vi vil spørre om tillatelse fra deg før en eventuell overføring av opplysningene. Vi gir ikke fra oss informasjon om deg til tredjepart uten at du har gitt tillatelse til dette.
I klagesaker mot kommunen vil vi også oversende personopplysninger til klageorganet. For sektor for helse, mestring og omsorg vil dette som oftest være Statsforvalteren i Innlandet.
Hvordan sikres opplysningene?
Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger. Samtidig er det viktig at opplysningene om deg er tilgjengelige for de som har tjenstlig behov, samt at opplysningene ikke kan endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
Eksempler på sikkerhetstiltak vi har, er at fagsystem som inneholder sensitiv informasjon er på sikret sone, det er tilgangskontroll, to-faktorpålogging, logging av bruk av systemene samt årlig internkontroll. Bygninger hvor vi lagrer eller behandler personopplysninger er sikret med adgangskontroll. Vi har sikkerhetstiltak som sikrer at det er bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine.
Alle de ansatte i kommunene har gjennomgått egen opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles, og det er taushetsplikt for ansatte.
Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
Opplysningene vil bli tatt vare på inntil «formålet med behandlingen er oppfylt».
Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.
Retting og sletting gjøres etter helsepersonelloven, lov om pasient- og brukerrettigheter og lov om barnevern.
Hvilke rettigheter har du?
Du har rettigheter i forhold til dine personopplysninger som beskrevet i personvernforordningen (GDPR):
- Du har rett til informasjon om hvilke opplysninger kommunen behandler og hva de brukes til
- Du har rett til innsyn i opplysninger som er lagret om deg
- Du kan kreve retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger
- Du kan be om at unødvendige opplysninger om deg selv slettes
Innsyn i opplysninger som er registrert på deg kan fås ved skriftlig henvendelse til Elverum kommune.
Se kommunens overordnede personvernerklæring på Elverum kommunes nettside for mer informasjon om dine rettigheter eller les mer på Datatilsynets nettsider.
Hvis du ønsker å fremme en klage på hvordan kommunen ivaretar dine rettigheter kan dette gjøres til tilsynsmyndigheten som på personvernområdet er Datatilsynet Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
Hvem kan du kontakte ved spørsmål?
Du kan kontakte daglig behandlingsansvarlig eller personvernombudet i Elverum kommune.
Husk at du ikke må sende sensitive opplysninger til kommunen i e-post eller vedlegg til e-post, men heller via vår eDialog løsning for trygg og sikker kommunikasjon: e-postløsningen eDialog.
Personvernombudet i Elverum kommune kan kontaktes på følgende måte:
Vi vil at du skal føle deg trygg på at lover og regler følges uansett hvilke tjenester du benytter deg av. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.
Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679.
(Sist oppdatert 16.10.2024)