I dette dokumentet kan du lese om hvordan Elverum kommune behandler personopplysningene dine og hvilke rettigheter du som registrert elev eller foresatt har i våre systemer.
Personvern og informasjonssikkerhet er viktig, og vi vil at du skal føle deg trygg på at lover og regler følges.
Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres.
Hvem er behandlingsansvarlig?
Det er kommunedirektør Kristian Trengereid som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Elverum kommune. Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette, er delegert til skolesjef og rektorene.
Hva er formålet?
Elverum kommune samler inn og behandler personopplysninger som er nødvendige for å utføre lovpålagte oppgaver i Elverumsskolen.
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.
I Elverumsskolen er det nødvendig å behandle personopplysninger for:
- å ivareta opplæringen av elevene
- å tilrettelegge for tilpasset opplæring
- å planlegge undervisning
- å vurdere elevarbeider
- å rapportere på resultater, orden, oppførsel og fravær
- å kommunisere med elever og foresatte
- å ha nødvendig informasjon om utfordringer eleven har knyttet til for eksempel diagnoser, vedtak, personlige forhold og lignende for å møte elevens behov så lenge eleven går i Elverumsskolen
Kommunen har også en plikt til å sikre arkivering og bevaring av opplysninger innhentet i forbindelse med de formål som er nevnt. Opplysningene behandles på samme måte om det er elektronisk eller på papir.
Hva er det rettslige grunnlaget?
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i grunnskolene i Elverum er hovedsakelig hjemlet i lov. Sentrale lover er:
- Opplæringsloven, samt forskrift til denne, inneholder regler om blant annet innsamling, bruk og lagring av opplysninger til bruk i grunnskolen.
- Personopplysningslova, regulerer kommunens behandling av personopplysninger.
- Arkivloven, inneholder blant annet regler for hvordan dokumenter lagres, samt avlevering til arkivinstitusjon.
- Forvaltningsloven, inneholder saksbehandlingsregler for hvordan saker skal bli behandlet i Elverum kommune. Som part i en sak har du særskilte rettigheter, blant annet. om innsyn i sakens dokumenter.
- Offentleglova, inneholder reglene for når et dokument er offentlig tilgjengelig for allmennheten, og når et dokument kan unntas offentlighet.
Dersom Elverum kommune ønsker å behandle personopplysninger som ikke er nødvendige for å utføre våre lovpålagte oppgaver, vil du bli informert om at det er frivillig å gi fra deg opplysningene og hva som er formålet med behandlingen av personopplysningene (for eksempel ved spørreundersøkelser).
I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke. Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake.
Det er også nødvendig å behandle personopplysninger når det inngås en avtale.
Hvilke personopplysninger behandles?
Her kommer en beskrivelse av de elektroniske systemene som lagrer personinformasjon for grunnskolene i Elverum.
De ulike systemene behandler nødvendig informasjon knyttet til de ulike formålene som er nevnt tidligere.
- Skoleadministrativt system: Her behandles følgende personopplysninger:
Om eleven: Fødselsnummer, fornavn, etternavn, adresse, telefon, foresatte, morsmålsopplysninger, skoletilhørighet, klasse, karakterer, orden/oppførsel, fravær, vitnemål, fakturainformasjon (SFO), SFO-tilhørighet, kommunikasjon skole/hjem.
Om foresatte: Fødselsnummer, navn, adresse, telefon, relasjon til barn, ulike samtykker gitt av foresatte. - Kartleggings - og vurderingsverktøy: Her lagres resultater på kartlegginger, nasjonale prøver og lignende. Systemet viser informasjon om testresultater knyttet til elevens navn for relevante lærere og skolens ledelse. Systemet viser resultater på gruppe/klasse/trinn-nivå for skoleeier (administrasjonen). Systemet skal bidra til å sikre nødvendige og gode tiltak knyttet til enkeltelevers og gruppers læring etter kartlegging.
- Samhandlingsverktøy: Når du begynner på skolen i Elverum, får du en digital brukerkonto basert på navnet ditt. Denne digitale kontoen er nødvendig for å gi deg som elev tilgang til Elverumsskolens plattformer for samhandling. Eksempler på dette er videomøter, deling av ulike dokumenter, presentasjoner, bilder, lekser, oppgaver, meldinger mellom brukere, diskusjoner, kommentarer til innlegg med videre. Nødvendige personopplysninger er navn, telefonnummer, e-post, fag- og klassetilhørighet, individuelle tilpasninger i fag, foresattes kontaktinformasjon.
- Når du bruker datamaskinen din på skolen, legger du igjen spor etter deg. For å kontrollere sikkerheten i datasystemene våre samler vi inn og lagrer påloggingsinformasjon og nett-trafikk i en kort periode.
- Feidebaserte læringsprogrammer: Dette er ulike pedagogiske programmer som elevene kan logge seg inn på med sin Feide-bruker. Disse programmene er godkjente og lagt inn av skolen. Feide er den nasjonale løsningen for sikker innlogging og datadeling i utdanning og forskning. Alle læringsprogrammer i Feide er pliktig til å oppgi hvilke personopplysninger som behandles, og dette varierer fra program til program hvor mye som benyttes. Eksempler på personopplysninger er: Navn, brukernavn, skoletilknytning, gruppetilhørighet, fødselsnummer, mail, foretrukket språk,
- System for søknad og organisering av skoleskyss: Her registreres navn, adresse og personnummer for identifisering slik at du kan får transporten du har krav på. Når det søkes skyss av medisinske grunner, må relevante helseopplysninger gis. Andre nødvendige opplysninger er hvilken sone og holdeplass man hører til slik at det kan produseres busskort.
- Sak/arkivsystem: Her ligger elevmappene med all informasjon knyttet til ulike vedtak, personlige forhold, saker om fysisk og psykososialt skolemiljø, skademeldinger og brev fra/til foresatte. Det lagres informasjon fra opplæringen som etter arkivlov skal oppbevares; hvem som har gått på hvilken skole, fravær, underveisvurderinger og sluttvurderinger samt annen dokumentasjon av opplæringen for de som har hatt fritak. Elverumsskolen har eget saksbehandlingssystem med godkjent arkivkjerne som ivaretar nødvendig sikkerhet rundt lagring og behandling av sensitive data.
I det daglige arbeidet på skolen finnes informasjon på papir som klasselister med kontaktinfo og oversikt over ulike faggrupper. Dokumenter med personopplysninger oppbevares på forsvarlig måte, og makuleres når informasjonen ikke lenger er relevant.
Hvor hentes opplysningene fra?
Personopplysninger som behandles av grunnskolene i Elverum kommer fra foresatte og eleven selv, relevante fagsystemer og andre offentlige instanser.
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi når det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis fra Folkeregisteret og kontakt- og reservasjonsregisteret.
Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.
Hva overføres til andre skoler?
Elevene har egen elevmappe for barneskolen og får opprettet en ny elevmappe når de starter på ungdomstrinnet.
Det er kun den som har tjenstlig behov for det som har tilgang til elevmappen, som for eksempel rektor og kontaktlærer.
Når elever slutter i Elverumsskolen, lagres elektronisk informasjon i kommunens arkiv i tråd med arkivlovens bestemmelser. Ved overføring til privat skole, annen kommune eller videregående skole blir opplysningene fra tiden i Elverumsskolen fortsatt lagret.
Når eleven går over til videregående opplæring er det særskilt informasjon som eventuelt overføres, dette kan være i forbindelse med søknad på særskilt grunnlag, behov for spesielt tilrettelegging eller lignende.
Foresatte deltar i denne prosessen, og gir skriftlig samtykke til det som overføres.
Utleveres opplysningene til andre?
Ved enkelte anledninger blir dine personopplysninger formidlet til andre. Det kan være samarbeidsorganer eller andre som vi har plikt til å gi informasjon til.
I slike tilfeller vil grunnskolene i Elverum alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.
Eksempler på dette er resultat av nasjonale prøver og eksamen, overføring av karakterer og type fag til VIGO for opptak til videregående opplæring.
Hvordan sikres opplysningene?
Informasjonssikkerhet handler om å sikre at informasjonen ikke blir kjent for uvedkommende, ikke blir endret utilsiktet eller av uvedkommende og er tilgjengelig ved behov for de som trenger det.
Grunnskolene i Elverum har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret, og har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene.
Personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
Vi har personopplysningene bare så lenge det er nødvendig. For eksempel deaktiverer vi brukerkontoen til når elevene slutter på skolen. Etter fem måneder sletter vi den. Et annet eksempel er elevmapper. Den tar vi vare på. Grunnen er at vi må kunne dokumentere skolegangen til elevene.
Personopplysninger som vi behandler på bakgrunn av ditt samtykke vil bli slettet hvis ditt samtykke slettes eller formålet med behandlingen er oppnådd.
Videre oppbevaring og lagring av personopplysninger skjer i henhold til arkivlovgivningen og annen særlovgivning.
Hvilke rettigheter har du?
Du har rettigheter i forhold til dine personopplysninger som beskrevet i personvernforordningen (GDPR):
- Du har rett til informasjon om hvilke opplysninger kommunen behandler og hva de brukes til
- Du har rett til innsyn i opplysninger som er lagret om deg
- Du kan kreve retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger
- Du kan be om at unødvendige opplysninger om deg selv slettes
Innsyn i opplysninger som er registrert på deg kan fås ved skriftlig henvendelse til Elverum kommune.
Se kommunens overordnede personvernerklæring på Elverum kommunes nettside for mer informasjon om dine rettigheter eller les mer på Datatilsynets nettsider.
Hvis du ønsker å fremme en klage på hvordan kommunen ivaretar dine rettigheter kan dette gjøres til tilsynsmyndigheten som på personvernområdet er Datatilsynet Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
Hvem kan du kontakte ved spørsmål?
Personvernombudet i Elverum kommune kan kontaktes på følgende måte:
Vi vil at du skal føle deg trygg på at lover og regler følges uansett hvilke tjenester du benytter deg av. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.
Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679.
(Sist oppdatert 16.10.2024)