Hvem er behandlingsansvarlig?
Kommunedirektør i kommunen er behandlingsansvarlig. Det vil si at kommunedirektøren har ansvaret for hvordan kommunen behandler personopplysninger. Kommunens ansatte utfører i det daglige den behandlingsansvarliges plikter.
Kommunen har også utnevnt et personvernombud som skal påse at kommunens behandling av personopplysninger skjer i tråd med loven for behandling av personopplysninger.
Hvorfor behandler Elverum kommune personopplysninger om deg?
Kort fortalt behandler Elverum kommune personopplysninger som vi trenger for å utføre våre lovpålagte oppgaver og andre tjenester, samt for å kunne saksbehandle henvendelser vi får fra deg.
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem.
Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt inn din henvendelse på papir. Opplysningene vil bare bli brukt til saksbehandling for det formålet henvendelsen gjelder.
Rettslig grunnlag for behandling av personopplysninger
De fleste tjenestene Elverum kommune leverer er lovpålagte oppgaver. I disse tilfellene vil det rettslige grunnlaget være at behandlingen er nødvendig for å oppfylle en rettslig forpliktelse, for å utføre en oppgave i allmennhetens interesse, eller for å utøve offentlig myndighet som Elverum kommune er pålagt.
Kommunen kan også behandle personopplysninger når dette er nødvendig for å ivareta noens vitale interesser, for eksempel hvis det er behov for akutt helsehjelp.
I noen tilfeller vil vi benytte andre rettslige grunnlag, for eksempel samtykke. Kommunen bruker bare samtykke når vi ikke har annet rettslig grunnlag for behandlingen. Et samtykke er frivillig, og kan når som helst trekkes tilbake.
Kommunen kan ikke utføre sine oppgaver med grunnlag i en berettiget interesse. I noen tilfeller vil vi behandle personopplysninger for å ivareta en berettiget interesse til andre formål, for eksempel for å ivareta sikkerheten i kommunen.
Sentrale lover er:
Hva slags personopplysninger behandler Elverum kommune?
Hvilke opplysninger vi behandler, avhenger av hvilken tjeneste du benytter deg av. Kontaktopplysninger som navn, adresser, telefonnummer og e-postadresse.
- Opplysninger som er nødvendige for å identifisere deg, som fødselsdato og personnummer, d-nummer, kjønn og statsborgerskap.
- Opplysninger om dine relasjoner til andre, eksempelvis navn på ektefelle, samboer, barn og sivilstatus.
- Helseopplysninger som diagnoser du har og medisiner du bruker.
- Opplysninger knyttet til de tjenestene du som innbygger bruker, eksempelvis barnehage, skole, byggesak, helsetjenester og lignende.
Du kan lese mer detaljerte opplysninger i personvernerklæringene for barnehage, skole/SFO, helse, NAV, bosetting og introduksjon samt helse, mestring og omsorg.
Hvor henter vi opplysningene fra?
Du har alltid rett til å få vite hvorfra vi henter opplysninger om deg i forbindelse med dine tjenester og ytelser i kommunen.
Når vi tilbyr lovpålagte tjenester til våre innbyggere, kan vi dersom det er nødvendig hente opplysninger om deg fra andre offentlige myndigheter eller offentlige registre, eksempelvis:
I disse tilfellene har vi egen lovhjemmel for å innhente opplysninger uten samtykke.
Det enkelte fagområde skal opplyse deg om dette i forbindelse med at du eksempelvis søker kommunen om en tjeneste eller ytelse. Elverum kommune henter inn nødvendig informasjon fra deg direkte når du søker om en tjeneste fra kommunen.
Hvem er personopplysningene tilgjengelige for?
Personopplysninger i forbindelse med en spesifikk sak er bare tilgjengelig for saksbehandlere i kommunen som er involvert i saken.
Elverum kommune har taushetsplikt og kan bare utlevere personopplysningene dine hvis du samtykker til det, eller hvis det står i loven at vi skal gjøre det. Eksempler på det siste kan være lovpålagt rapportering til helseregister eller elevresultater i nasjonale prøver.
Når dine personopplysninger behandles i fagsystem som ligger hos ekstern leverandør, har kommunen databehandleravtale med leverandøren for å regulere sikkerheten rundt behandlingen, og sikre at personvernet blir ivaretatt i tråd med lov og forskrift.
Hvis kommunen må henvise saken din til et annet forvaltningsorgan, vil du bli informert, og vi vil spørre om tillatelse fra deg før en eventuell overføring av opplysningene. Vi gir ikke fra oss informasjon om deg til tredjepart uten at du har gitt tillatelse til dette.
I klagesaker mot kommunen vil vi også oversende personopplysninger til klageorganet.
Vi ønsker at personopplysninger hovedsakelig skal håndteres innenfor EU/EØS. I noen tilfeller, for eksempel når vi benytter en leverandør som håndterer personopplysninger på vegne av kommunen, kan data i visse tilfeller lagres i land som ikke tilhører EU/EØS. I disse tilfellene skal et gyldig overføringsgrunnlag foreligge.
Merk at offentlighetsloven sier at saksdokumenter er offentlig tilgjengelige. Det betyr at presse eller andre som spør om det, vil kunne få innsyn i opplysninger som ikke er unntatt offentlighet.
Hvordan tar vi vare på personopplysningene dine?
Vi beskytter opplysningene i registrene våre på ulike måter. Vi har tekniske sikkerhetsløsninger som skal sikre at uvedkommende ikke skal få tilgang til dine opplysninger, at opplysningene om deg er tilgjengelige når det er behov for det, samt at opplysningene ikke kan endres eller manipuleres etter at de er registrert.
Kommunen benytter bl.a. kryptering, tilgangsstyring, brannmurer, sikkerhetskopiering og sporing. Kommunen gjennomfører også risiko- og sårbarhetsanalyser og sikkerhetsrevisjoner for å kontrollere at opplysningene behandles på en sikker måte.
Alle de ansatte i kommunene har gjennomgått egen opplæring i hvordan personopplysninger skal behandles i de ulike fagsystemene.
Bygninger hvor vi lagrer eller behandler personopplysninger er sikret med adgangskontroll. Vi har etablerte tiltak for å sikre at det er bare er godkjente personer i kommunen som har tilgang til opplysningene dine.
Hvor lenge bevares opplysningene?
Vi lagrer dine personopplysninger hos oss så lenge det er nødvendig for det formål personopplysningene ble samlet inn for. Dette betyr for eksempel at personopplysninger som vi behandler på grunnlag av ditt samtykke slettes, hvis du trekker ditt samtykke.
Personopplysninger vi behandler for å oppfylle en lovpålagt plikt lagres så lenge lovhjemmelen krever det, for eksempel etter bestemmelser i arkivloven.
Hvilke rettigheter har jeg?
Du har rettigheter i forhold til dine personopplysninger som beskrevet i personvernforordningen (GDPR).
Når kommunen behandler opplysninger om deg, skal du som registrert i våre systemer alltid få vite hvilke data som behandles, hva opplysningene brukes til, samt hvor lenge opplysningene skal lagres.
- Du har rett til informasjon om hvilke opplysninger kommunen behandler og hva de brukes til
- Du har rett til innsyn i opplysninger som er lagret om deg.
Du kan henvende deg til kommunen og be om å få innsyn i dine personopplysninger. Du har rett til å få informasjon om:
- Hvilke personopplysninger kommunen behandler om deg
- Hvor opplysningene er hentet fra
- Hva som er formålet med behandlingen av personopplysninger
- Hvor lenge personopplysningene lagres
- Om personopplysningene blir utlevert til andre og eventuelt hvem de blir utlevert til
Vi vil svare på din henvendelse til oss så fort som mulig, og senest innen 30 dager. I noen tilfeller trenger vi mer tid, og da vil vi informere deg om det.
- Du skal kunne kreve at feilaktige eller mangelfulle opplysninger om deg blir rettet
I utgangspunktet skal kommunen selv rette mangelfulle eller feilaktige opplysninger. Det er imidlertid ikke alltid lett for den som behandler store mengder opplysninger å bli klar over at noe mangler eller er feil. Hvis opplysningene er hentet fra andre offentlige aktører, må du henvende deg til den aktøren som har registrert opplysningene for å få disse rettet.
- Du kan be om at unødvendige opplysninger om deg selv slettes
Vi sletter eller sperrer opplysninger som ikke lenger er nødvendige for formålet med registreringen. Merk at dette ikke gjelder dersom opplysningene skal oppbevares i henhold til annen lovgivning, for eksempel regnskapsloven eller arkivloven.
- Protestere mot en behandling av personopplysninger
Dersom vi behandler opplysninger om deg med grunnlag i våre oppgaver eller på bakgrunn av en interesseavveining, har du rett til å protestere på vår behandling av opplysninger om deg.
Hvis kommunen behandler opplysninger om deg med grunnlag i samtykke eller en kontrakt, kan du be oss om å overføre opplysningene om deg til deg eller en annen behandlingsansvarlig.
- Rett til å klage til Datatilsynet
Hvis du mener at vår behandling av personopplysninger ikke stemmer med det vi har beskrevet her eller at vi på andre måter bryter personvernlovgivningen, så kan du klage til Datatilsynet: Datatilsynet Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo
Du finner mer informasjon om hvordan kontakte Datatilsynet på Datatilsynets nettsider. Der kan du også lese mer om dine rettigheter.
Du skal kunne utøve dine rettigheter gratis. Når du ber om innsyn, retting og sletting er dette gratis.
Personvernombudet i Elverum kommune kan kontaktes for å få hjelp, eller dersom du har spørsmål om personvern.
Personvernombud
Personvernombudet skal jobbe for at personvernet ivaretas på en god måte, både for ansatte og innbyggere.
Personvernombudet har som oppgave å veilede kommunen slik at personopplysninger blir behandlet på en god måte og i tråd med regelverket. Personvernombudet skal også bistå deg med å ivareta dine rettigheter, samt påpeke brudd på regelverket overfor den som er ansvarlig.
Selv om personvernombudet er ansatt i kommunen, har personvernombudet en uavhengig stilling i sitt arbeid som ombud. Personvernombudet er ikke underlagt ledelsens instruksjonsmyndighet når det utfører sin rolle.
Personvernombudet i Elverum kommune kan kontaktes på følgende måte:
Sikker behandling av dataene er viktig for oss, og vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende lover og regler. Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679.
(Sist oppdatert 16.10. 2024)