Hvem er behandlingsansvarlig?
Det er kommunedirektør Kristian Trengereid som er den øverste ansvarlige for behandling av personopplysninger i Elverum kommune.
Det daglige ansvaret for å utføre oppgaver knyttet til dette, er delegert til leder for enheten for bosetting og introduksjon Eva Kristin Hangård.
Hva er formålet?
Enheten for bosetting og introduksjon behandler personopplysninger som vi trenger for å utføre lovpålagte oppgaver som ansvar for mottak og bosetting av alle flyktninger som bosettes Elverum.
Dette innebærer oppfølging i henhold til introduksjonsloven og koordinering og oppfølging i forhold til den enkeltes plan for utdanning og arbeid (introduksjonsprogrammet.)
Enheten har også ansvaret for bosetting av enslige mindreårige flyktninger i samarbeid med Buf-etat og Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI). Vi behandler også personopplysninger for å kunne saksbehandle henvendelser.
Når vi «behandler personopplysninger», betyr det for eksempel at vi samler inn opplysningene, registrerer dem, setter dem sammen, lagrer dem eller utleverer dem. Opplysningene om deg registreres og behandles på samme måte som om du hadde sendt henvendelsen på papir.
Hva er det rettslige grunnlaget?
Det rettslige grunnlaget for å behandle personopplysninger i enheten for bosetting og introduksjon er for det meste hjemlet i lov. Sentrale lover er:
I noen tilfeller behandler vi personopplysninger basert på ditt samtykke. I slike tilfeller blir du informert om hva behandlingen går ut på og aktivt bli bedt om å samtykke.
Du kan når som helst trekke ditt samtykke tilbake. I enheten for bosetting og introduksjon benyttes samtykke i integreringsperioden for flyktninger slik at det er mulig å oppnå et helhetlig samarbeid med aktuelle samarbeidspartnere i stat og kommune.
Det er også nødvendig å behandle personopplysninger når det inngås en avtale.
Hvilke personopplysninger behandles?
Vi kan bare behandle personopplysninger om deg som er nødvendige. Som regel behandler vi personopplysninger som:
- navn
- adresse
- personnummer
- utdanning
- arbeidserfaring
- bolig
- familiesituasjon
- økonomiske forhold
Noen ganger behandler vi også særskilte personopplysninger, for eksempel opplysninger om helse.
Alle opplysninger om deg er underlagt taushetsplikt.
Bosetting og introduksjon bruker også personopplysningene til å utarbeide statistikk, utredninger og analyser. Personopplysningene behandles da i en form som gjør at det ikke er mulig å knytte opplysningene til enkeltpersoner.
Hvor hentes opplysningene fra?
Personopplysninger som behandles av enheten for bosetting og introduksjon kan komme fra deg selv, foresatte/ pårørende, andre offentlige instanser og relevante fagsystemer.
Dette kan være IMDI, NAV, helsevesenet og barneverntjenesten.
Utleveres opplysningene til andre?
Vi har taushetsplikt om alle opplysninger vi behandler om deg. Hvis offentlige virksomheter eller andre ønsker å få utlevert opplysninger om deg, må de enten ha hjemmel i lov eller du må gi samtykke til utlevering.
Aktuelle eksempler er:
- Integrerings- og mangfoldsdirektoratet (IMDI)
- Læringssenteret
- Saksbehandler på NAV
- Økonomiavdelingen
- Barneverntjenesten
- Nasjonalt introduksjonsregister (NIR)
I slike tilfeller vil enheten for bosetting og introduksjon alltid forsikre seg om at delingen skjer basert på lovlig grunnlag.
Hvordan sikres opplysningene?
Enheten for bosetting og introduksjon har ansvar for å sørge for at personopplysninger er tilstrekkelig sikret, og har rutiner som skal sikre at kun de som har et tjenstlig formål får tilgang til opplysningene.
Våre fagsystemer er sikret gjennom ulike sikkerhetstiltak. Vårt hovedsystem ligger på sikret sone med tilgangskontroll, og personopplysninger kan ikke endres eller slettes av andre enn de som er autorisert til å gjøre dette.
Alle bevegelser i fagsystemene loggføres slik at det er mulig å se hvem som har gjort hva.
Hvordan slettes og arkiveres opplysningene?
I utgangspunktet skal ikke opplysninger om deg lagres lenger enn det som er nødvendig. Samtidig har enheten for bosetting og introduksjon arkivplikt etter arkivloven, og vi må derfor som regel oppbevare opplysningene også etter at saksbehandlingen er avsluttet.
Hvilke rettigheter har du?
Du har rettigheter i forhold til dine personopplysninger som beskrevet i personvernforordningen (GDPR):
- Du har rett til informasjon om hvilke opplysninger kommunen behandler og hva de brukes til
- Du har rett til innsyn i opplysninger som er lagret om deg
- Du kan kreve retting av feilaktige eller ufullstendige opplysninger
- Du kan be om at unødvendige opplysninger om deg selv slettes
Innsyn i opplysninger som er registrert på deg kan fås ved skriftlig henvendelse til Elverum kommune.
Se kommunens overordnede personvernerklæring på Elverum kommunes nettside for mer informasjon om dine rettigheter eller les mer på Datatilsynets nettsider.
Hvis du ønsker å fremme en klage på hvordan kommunen ivaretar dine rettigheter kan dette gjøres til tilsynsmyndigheten som på personvernområdet er Datatilsynet Postboks 458 Sentrum, 0105 Oslo.
Hvem kan du kontakte ved spørsmål?
Du kan kontakte daglig behandlingsansvarlig eller personvernombudet i Elverum kommune. Husk at du ikke må sende sensitive opplysninger til kommunen i e-post eller vedlegg til e-post, men heller via vår eDialog løsning for trygg og sikker kommunikasjon: e-postløsningen eDialog.
Personvernombudet i Elverum kommune kan kontaktes på følgende måte:
Vi vil at du skal føle deg trygg på at lover og regler følges uansett hvilke tjenester du benytter deg av. Sikker behandling av dine personopplysninger vil til enhver tid dokumenteres etter gjeldende bestemmelser.
Denne personvernerklæringen følger bestemmelsene i personvernforordningen (EU) nr. 2016/679.
(Sist oppdatert 16.10.2024)